ウェビナー後の営業引継ぎは、担当・受領・次の対応まで決める

リストを送ったあと、受け取られたかまで確認

ウェビナーの参加者リストを営業へ渡すときは、誰に、何のために、どの方法で連絡するかも共有しましょう。送付した件数だけでは、担当者が受け取ったか、その後どう対応したかが分かりません。

マーケティング担当と営業担当が共通で使う引継ぎ票に、担当者、受領日時、次の対応と期限を記録します。ここでいう受領は、営業担当が内容を確認し、受け取ったと記録することです。通知を送った時点では、受領済みにしません。

開催前に、連絡する条件を合わせる

個別相談の希望、資料だけの希望、今後の案内が不要という回答は、別の対応として扱います。参加やメール開封だけで、電話を希望しているとは判断しません。希望する連絡方法・時間帯が分かっている場合は、その条件を引継ぎ票に入れます。

SATORIの運営解説では、視聴中の資料ダウンロードをきっかけに、連携不足で営業電話をかけてしまう問題が紹介されています。開催日時と連絡開始の条件は、事前に営業にも共有しておきましょう。SATORIの運営解説

案内不要という回答や配信停止の申出は、次に案内を送る対象者の一覧を作る前に反映します。資料送付だけを希望した人を、自動的に個別相談の対象へ変更しない運用にします。

営業が動くための情報を置く

引継ぎ票には、対象を特定する情報、本人の希望、対応の記録を分けて置くと、確認する場所が分かりやすくなります。

停止条件には「今後の案内は不要」など、連絡対象から外す条件を記録します。個人情報は閲覧権限を限定した社内環境で管理し、引継ぎに必要な情報に絞って共有してください。

例えば「参加済み、個別相談希望、メール希望」なら、営業担当を決め、受領した日時と次の連絡予定を記入します。「資料だけ希望」なら、資料送付の担当を決めます。いずれも架空の対応例であり、希望を推測して書き足すものではありません。

架空の記入見本を見る

受け取れない理由を、差戻しとして残す

引継ぎ票を受け取っても対応に進めない場合、空欄のままでは未確認と対応不要の区別ができません。「連絡方法が不明」「別担当が対応中」などの理由を記入して運営担当へ返します。不足情報や担当違いを運営側へ返すことを、ここでは差戻しと呼びます。

差戻しを受けた運営担当は、情報を確認する人と期限を決めます。別担当が対応中なら、その担当者に引き継いでよいかと、現在の対応状況を確認します。二重に連絡しないよう、確認後に担当を更新してください。

営業担当が受領を記録する社内期限も、開催前に合意します。「翌営業日までに確認する」は運用案の一つであり、担当者の勤務日に合わせて決めます。社内で受領を確認する期限と、顧客へ連絡する日は別です。顧客への連絡日は、本人の希望日時を優先して管理してください。

引き渡した件数と商談実施数を分ける

相談希望、運営から営業への引渡し済み、営業受領済み、商談設定済み、商談実施済みは、それぞれ異なる状態です。開催IDと対象者IDで追跡し、未受領が多いのか、希望情報が足りないのかを振り返ります。

営業が受け取っただけで、商談実施済みにはしません。商談の日程を決めた後に延期や中止になる場合もあるため、設定と実施は別々に記録します。件数を比較するときは、同じ開催回と集計時点にそろえて確認しましょう。

台帳に項目を足す前に、誰が使う情報かを確認してください。まずは担当者、受領確認期限と受領日時、次の対応、顧客への連絡予定日をそろえ、未受領や差戻しになった案件を誰が確認するかまで決めておきます。